ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве

1. Общие положения

1.1 Архив МКДОУ с. Князе-Волконское, основан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 года № 125- ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации». Архив кон создан в целях обеспечения сохранности, учета и пользования архивных документов по личному составу в течении установленных сроков их хранения.

1.2 Архив обеспечивается специальным шкафом, оборудованным для его функционирования, создаются необходимые материально-технические и иные условия.

1.3 Работа архива организуется в соответствии с приказом заведующей   МКДОУ детского сада от №2 от 09.01.2014

1.4 Организация работы архива возлагается на заведующую МКДОУ детского сада с. Сергеевка, либо на лицо ее заменяющее, назначенное приказом Управления образования.

1.5 Лицо ответственное за архив в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского муниципального района, нормативно- методическими документами Федерального архивного агентства России, Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и настоящим положением.

1.6 Лицо, ответственное за архив, несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.                

1.7 Контроль за архивом осуществляет заведующий МКДОУ с.Сергеевка

1.8 При смене лица ответственного за архив, прием - передача документов, инвентаря, оборудования производится по акту, который утверждает внутренняя комиссия в составе не менее трех человек.

2. Состав документов архива

-  законченные делопроизводством документы сроком хранения согласно номенклатуры дел МКДОУ;

-  документы по личному составу, срок хранения которых свыше 10 лет.

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

-  комплектование документов, предусмотренных пунктом 2 настоящего положения.

3.2 В целях выполнения задач лицо, ответственное за архив, осуществляет следующие функции:

-   организует работу по составлению номенклатуры дел МКДОУ детского сада;

-   осуществляет правильное оформление и формирование дел;

- через два года после завершения делопроизводства в установленном порядке документы описываются и хранятся в МКДОУ;

- организует и проводит проверку наличия и ревизию документов;

- в установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшим сроком хранения;

-ежегодно предоставляет в архив Управления образования сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4. Организация работы архива

4.1.Требования к помещению:

-  архив размещается в специально приспособленном месте;

-  документы размещаются в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск;

- документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов  временного хранения и документов по личному составу;

- проверка наличия и состояния документов проводится комиссией, утвержденной заведующей МКДОУ с. Сергеевка не реже, чем один раз в пять лет.

4.2.Внеплановые проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

-  после перемещения дел в другое помещение;

-  после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ посторонних лиц;

-  при смене лица ответственного за архив;

-  при реорганизации или ликвидации МКДОУ с.Сергеевка ;

-при интенсивном использовании дел ежегодно проводятся проверки
наличия и состояния дел.

- в случае недостачи дел организуется их розыск в течение года после обнаружения недостачи.

5. Подготовка и передача дел в архив

5.1. Подготовка документов к передаче в архив включает работу по
проведению экспертизы ценности документов, формированию и
оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению.
5.2. Завершенные в делопроизводстве дела, постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, а также деда по личному составу находятся по месту их формирования

5.3. Ответственный за архив составляет описи дел в четырех экземплярах.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-
передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и
один экземпляр акта приема - передачи дел в случае ликвидации учреждения.

6. Учет документов в архиве

6.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и не профильные для архива, описи дел.

6.2 . Для оперативного поиска документов в архиве создаются:

-   научно - справочный аппарат к документам архива;

-   описи дел и заменяющие их номенклатуру дел;

7. Использование документов архива

7.1. Основными формами использования документов архива являются:

- информирование вышестоящих учреждений о наличии в архиве тех или
иных документов и их содержание;

- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового

характера;

- выдача документов во временное пользование;

-   информация социально- правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки;

-   сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменного запроса с разрешения заведующей МДОУ детского сада на срок не более трех месяцев по « акту приема-передачи во временное пользование»